La fiche tâche : Les questions clés
Concernant les fiches de tâche, les questions suivantes sont le plus souvent posées :
a) Pourquoi formaliser les tâches :
Qu'apporte une décomposition du contenu des tâches ?
Jusqu'à quel niveau de précision faut-il aller ?
Comment s'assurer que toutes les tâches sont présentes ?
b) A quel moment doivent-elles être faites :
Quand doivent-elles être réalisées ?
A quelle articulation d'outils font-elles références ?
c) Comment réaliser les fiches de tâche ?
Qui doit réaliser les fiches de tâche ?
Comment estimer les éléments de coût et de délais ?
Pourquoi formaliser les tâches ?
Conseil :
La formalisation des tâches permet d'assurer une décomposition et une connaissance optimales des ressources nécessaires à sa réalisation.
La décomposition des ressources nécessaires doit être assez précise pour assurer un dimensionnement pertinent des besoins en ressources de la tâche, mais également, par agrégation de l'ensemble des fiches de tâche, pour identifier les besoins relatifs à un lot de tâches ou à l'ensemble du projet.
Cette formalisation permet également de partager les responsabilités en matière d'attribution et de suivi des ressources par tâche.
Elle permet également de préparer la chronologie du projet
A quel moment doivent-elles être faites ?
Conseil :
L'objectif de la fiche de tâche est de répondre concrètement à la question du qui fait quoi, quand, comment et avec qui/quoi (QQQQCQ). La condition préalable à l'élaboration des fiches de tâche est la réalisation d'un WBS.
Les fiches de tâche permettent le passage entre le WBS et le dimensionnement opérationnel du projet, c'est-à-dire la construction du planning (GANTT), la définition du budget (CBS : Cost Breakdown Structure) et l'organigramme fonctionnel (attribution des responsabilités par tâche ou par lot de tâches).
C'est donc un outil charnière et nécessaire à toute structuration opérationnel d'un projet mobilisateur de ressources internes ou externes.
Comment réaliser les fiches de tâche ?
Conseil :
La fiche de tâche est élaborée par le chef de projet et négociée avec le responsable de la tâche et son supérieur hiérarchique. Elles sont crées en amont de la phase de réalisation et avant la désignation des membres de l'équipe projet, puisque ce sont les compétences nécessaires à la réalisation de la tâche qui déterminent le profil des membres de l'équipe projet. Dans le cadre de la définition des coûts ou des délais, des méthodes plus ou moins avancées permettent de construire des estimations assez précises. Par exemple, pour l'identification et le suivi des coûts, les méthodes de coûtenance sont utilisées. Pour l'identification de durées et des contraintes d'antériorité/postériorité entre tâches, les méthodes de planification sont fréquemment usitées.
