Étape 3 : La conception : Définition
Cette étape se caractérise par la concrétisation de l'idée. Elle permet de traduire le scénario sélectionné, ou la maquette présentée dans l'étape de faisabilité, en un ensemble de tâches placées dans un ordre chronologique. Dès lors il est possible, lors de cette étape, de dimensionner le projet au niveau financier, humain, matériel et temporel.
C'est une étape cruciale pour la préparation de la mise en œuvre du projet. Au terme de cette étape, les décideurs sont en capacité de prendre une décision circonstanciée et argumentée sur le passage en réalisation du projet. Cette phase de décision est d'autant plus importante qu'elle caractérise une certaine irréversibilité du projet.
Pour que cette prise de décision s'opère dans les meilleures conditions, il faut :
Prévoir du temps pour ne pas prendre de décisions trop hâtives le projet ;
Connaître la complexité des structures et des procédures qui rend parfois la prise de décision longue ;
Identifier dès le départ la personne qui a la responsabilité décisionnelle ;
Légitimer l'autorité décisionnelle.
Les éléments d'aide à la décision sont fonction de :
La définition du contenu technique du projet (définition des tâches),
La définition du détail des coûts et des délais (budgets et planification),
L'affectation des ressources matérielles et humaines (organisation des responsabilités),
La détermination d'indicateurs pour veiller à l'atteinte des objectifs.
Fondamental : Notions clés
Les retards ou dépassements de coûts rencontrés dans de nombreux projets sont souvent dus au manque de détail ou de réalisme dans la planification des activités.
On privilégie souvent l'action sur la réflexion, les problèmes d'organisation surviennent alors en cours de projet.
La phase de conception donne lieu à la rédaction du cahier des charges opérationnel.
C'est lui qui précisera les différents éléments de dimensionnement du projet. C'est aussi dans cette étape que se réalise la décision de réaliser le projet.
C'est le point de gel : décision d'y aller, décision d'abandonner le projet, décision de reporter le projet.
