Le WBS : Les questions clés
Concernant le WBS, les questions suivantes sont le plus souvent posées :
a) Quel est le nombre optimal de niveaux dans le WBS :
Quand faut-il s'arrêter dans l'arborescence (niveau de précision de la tâche) ?
Faut-il descendre jusqu'au tâches les plus élémentaires (indivisibles) ?
Comment s'assurer que toutes les tâches sont présentes ?
b) Comment articuler le WBS avec l'organigramme technique :
Quelles sont les différences entre OT et WBS ?
Comment lier les deux outils ?
c) Qui doit réaliser le WBS ?
Le chef de projet est-il le seul à définir le WBS ?
Avec qui doit-on travailler le WBS ?
Quel est le nombre optimal de niveaux dans le WBS ?
Conseil :
Le WBS revient à réunir l'ensemble des tâches fondamentales pour assurer la réussite du projet. Chaque lot de tâche doit être autonome pour pouvoir être développé séparément. Par ailleurs, le découpage des tâches doit prendre en compte sa compatibilité avec l'organisation de la structure qui porte le projet. Enfin, chaque tâche doit pouvoir être décrite en matière de coût, de délais de techniques et de ressources. Ainsi, la décomposition doit aboutir à des activités facilement identifiables.
Au travers de ces contraintes, on comprend qu'il n'y a pas de nombre de niveaux optimum, toutefois, on considère que généralement, pour un petit projet, une déclinaison en trois ou quatre niveaux est suffisante.
Comment articuler le WBS avec l'organigramme technique ?
Conseil :
Le WBS est la suite logique de l'organigramme technique (arbre fonctionnel). Par conséquent, la construction de WBS peut être réalisée directement à partir de la dernière ligne de l'organigramme technique. Il suffit alors de décliner cette dernière ligne en tâches. D'une autre façon, le WBS peut aussi être construit de façon chronologique à partir de l'organigramme technique en traduisant les fonctions techniques en phases de réalisation et en déclinant ces phases en tâches. Ainsi, le WBS intègre, dans sa conception, la chronologie du projet.
Les deux méthodes sont réalisables. Il s'agit, pour le chef de projet, de choisir la méthode qui lui convient le mieux ou qui convient le mieux à la communication du projet.
Qui doit réaliser le WBS ?
Conseil :
L'organisation du WBS est à la charge du chef de projet « conception ». Cependant, le WBS n'est pas construit uniquement par le chef de projet. Ce dernier doit prendre en compte les contraintes des différentes parties et acteurs concernés par le projet afin de s'assurer de leur disponibilité dans le cadre du projet.
Il arrive très souvent qu'un WBS soit réalisé en « laboratoire », sans aucune concertation. Ainsi, le modèle proposé est certes exhaustif et conforme à la commande, mais il demeure difficilement réalisable, par manque de ...réalisme... concernant la disponibilité des ressources ou des parties prenantes.
Donc la maître mot du chef de projet dans son travail de co-construction du WBS est : « Réalisme ».
