Capitalisation de l'expérience : Les questions clés
Concernant la capitalisation d'expérience, deux questions se posent régulièrement :
a) Comment valoriser la réalisation ?
La fiche de capitalisation d'expérience est-elle systématiquement nécessaire ?
Comment l'utiliser ?
b) Comment structurer un rapport de fin de mission ?
Quelles sont les informations à fournir ?
Faut-il développer des actions de contrôle ou d'évaluation postérieures à la réalisation ?
Comment valoriser la réalisation ?
Conseil :
La fiche de capitalisation de l'expérience est importante à développer selon les différents types de projets. Plus le projet est complexe et innovant, plus il est important de capitaliser l'expérience. S'il s'agit d'un simple projet programmatique, la capitalisation représente moins d'intérêt et son organisation peut être plus légère en ne s'intéressant qu'aux événements particuliers survenus lors de la mise en œuvre du projet.
Les rapports de capitalisation ne sont pas systématiquement utilisés. En effet, on ne développe pas des projets ayant les mêmes profils régulièrement ? Dès lors, il convient d'indexer les rapports de capitalisation selon leurs spécificités (managériales, coûtenance, ...).
Les fiches de capitalisation doivent être aisément accessibles à l'ensemble des acteurs qui œuvrent dans le monde projet. Ainsi, une bibliothèque virtuelle peut ainsi être développée et accessible à tous.
Comment structurer un rapport de fin de mission ?
Le rapport de fin de mission est souvent appelé le rapport de post achèvement. Il est censé regrouper les données suivantes :
Le plan final (configuration définitive du produit)
Une comparaison des coûts et bénéfices finaux qui servent à l'évaluation et qui serviront aux futurs projets
La synthèse des réalisations techniques
Le passage en revue des succès et des échecs et des enseignements relatifs aux modes managériaux engagés
Les méthodes les plus couramment utilisées pour réaliser ce rapport de fin de mission ou de post achèvement sont de l'ordre :
De réunions de débriefing, incluant tous les participants au projet sur une durée de 2 heures,
De l'audit de post achèvement, sur des projets importants, qui consiste en un passage en revue rigoureux du projet en fonction d'une check-list par étape.
