Le transfert et la clôture : Les questions clés
Concernant le transfert et la clôture, deux questions se posent régulièrement :
a) Comment faciliter le transfert ?
Durant le projet
En matière d'accompagnement
b) Comment clôturer le projet ?
Quand le réaliser ?
Comment démanteler une équipe projet ?
Comment faciliter le transfert ?
Conseil :
L'accompagnement au transfert est une démarche continue durant toute la durée de réalisation du projet (même durant la phase d'ingénierie) qui se traduit par des contacts constants entre le chef de projet et le bénéficiaire. En général, 7 axes sont à développer pour assurer un transfert pertinent :
Développer les rencontres avec les utilisateurs durant toute la vie du projet,
Prévoir des sessions d'information et de formation afin de préparer les changements qui seront induits par le projet,
Prévoir un système de maintenance lié à la mise en opérationnalité du projet,
Prévoir un accompagnement pour résoudre les problèmes rencontrés lors de la mise en œuvre,
S'assurer la disponibilité d'un spécialiste pour résoudre les problèmes techniques,
Former les futurs gestionnaires,
Publier une documentation dans un langage clair et lisible.
Comment clôturer le projet ?
Conseil :
La fin du projet doit prévoir le démantèlement de l'équipe et le passage à d'autres projets. Toutefois, l' « odeur » de la fin d'un projet tend à démobiliser les membres de l'équipe projet. En effet, pour un membre d'une équipe projet, la période de fin de projet est aussi un moment de recherche d'une nouvelle activité ou une préparation à un retour dans son ancienne activité. Cette phase doit être l'occasion d'une préparation du futur en recherchant à valoriser les acquis durant le projet pour mieux rebondir professionnellement.
Ainsi, le chef de projet doit préparer ce retour « à la normale » tant pour son équipe que pour lui-même. Il doit pouvoir capitaliser les expériences en mettant en exergue les compétences développées durant la phase de projet afin de mieux le valoriser par la suite.
En tout état de cause, la fin d'un projet doit être le prétexte à l'organisation d'un événement festif qui assurera la reconnaissance du travail effectué.
