Les outils clés : Le transfert et la clôture
Méthode : Contexte du transfert et de la clôture :
Lorsque le projet est terminé, le chef de projet procède à la livraison. Même si le chef de projet a tenu compte des besoins des utilisateurs et des spécifications techniques, il est possible qu'au terme du projet il y ait des écarts entre le prévisionnel et le réalisé, notamment pour ce qui concerne le triptyque coût / délais / techniques.
De plus, des écarts peuvent également être perçus pour ce qui concerne l'extrant réalisé. Ainsi, après livraison, le produit / le service livré donnera lieu à des mesures d'achèvement parfois très importante. Le chef de projet va mettre en place des mesures d'accompagnement pour permettre un transfert plus souple du projet vers son opérationnalité.
Le transfert :
Si les utilisateurs et autres parties prenantes principales du projet ont accompagné la réalisation du projet depuis sa phase d'émergence à sa phase de réalisation, alors ce processus de transfert aura commencé au début du projet et la livraison finale ne devrait pas réserver de surprises
Les relations avec l'utilisateur :
A cette phase du projet, l'utilisateur passe du stade de « futur utilisateur » à celui « d'utilisateur réel », c'est pourquoi il doit savoir à quoi s'attendre en détail sur les résultats du projet. Très rapidement, les utilisateurs trouveront des défauts, des oublis ou des imprévus qu'il conviendra d'accompagner afin d'assurer une véritable finalisation du projet.
Ainsi, si la fin du projet se traduit généralement par un bon pour réception, lorsque le projet se déroule en interne il se termine généralement en biseau en assurant une phase d'accompagnement au transfert à l'opérationnel.
Les intérêts de la clôture du projet
La clôture du projet permet de valider le passage à l'opérationnel et permettre le démantèlement de l'équipe projet. Cette phase est importante car elle acte la fin du projet et permet d'éviter des fins de projets qui durent...
Il est souvent intéressant de marquer cette fin de projet par un événement particulier :
Bon pour réception,
Événementiel d'inauguration
Communication
...
Par ailleurs, la fin de projet permet de capitaliser la démarche entreprise dans le cadre de la mise en œuvre du projet, de sa phase d'émergence à sa phase d'évaluation finale.
En conclusion, au terme de la phase de terminaison du projet, les parties prenantes ne sont plus liées à la réalisation, mais restent liées au fonctionnement du projet. Par contre, l'équipe projet part vers de nouvelles aventures, vers de nouveaux projets.
