Les outils clés : Les fiches de capitalisation de l'expérience (slide55)
Méthode : La fiche de capitalisation de l'expérience : la mémoire du projet
La capitalisation de l'expérience doit retracer la vie du projet. Elle doit être réalisée au fur et à mesure de l'avancée du projet, et cela dès la mise en œuvre. Elle intègre donc les 5 phases du projet dans un même document de synthèse.
La fiche de capitalisation reprend différents éléments dont les suivants :
- Le déroulement du projet,
- Les réussites du projet : pourquoi et comment ?
- L'analyse des problèmes rencontrés, pourquoi, quel moyens de traitement ?
- Des recommandations
Classiquement, une fiche de capitalisation intègre globalement 8 chapitres :
- Le nom du projet
- La nature du projet : interne, externe, stratégique, tactique,...
- Le type de projet : Informatique, technique organisationnel,...
- Les principaux jalons
- Les acteurs du projet
- Les personnes ou services impactés par le projet en cours de mise en œuvre et/ou dans sa phase opérationnelle
- Le contexte dans lequel se réalise le projet : climat de tension, acceptation ...
- Les stratégies managériales mises en place
- Les résultats obtenus et la comparaison de ces résultats avec les attendus initiaux
- Les principales suggestions d'amélioration
La fiche de capitalisation peut également être complétée par des fiches d'accompagnement :
- Fiche de documentation
- Fiche de communication
- Fiche d'incident
Le format est souvent laissé libre et au gré et besoin du gestionnaire de projet.
Les intérêts de la capitalisation d'expérience
La capitalisation d'expérience est avant tout une action de structuration de la connaissance. Elle s'appuie sur le vécu du projet, des savoir-faire développés et des comportements à gérer.
La capitalisation d'expérience permet de développer des modèles qui pourront être utilisés dans le cadre de projets similaires afin :
D'éviter de commettre les mêmes erreurs
Valoriser et adapter les bonnes pratiques
Développer des analogies
De développer rapidement des mesures appropriées
La capitalisation permet de valoriser différents axes managériaux liés à la gestion de projet tels que le management des risques, l'identification de situations managériales, le management de l'information...
En fait, la capitalisation d'expérience constitue, à terme, une banque de pratiques qui peuvent être adaptées au cas par cas selon les différents types de projets à venir.
Ainsi, la capitalisation d'expérience est utile tant pour l'organisation que pour le chef de projet.
