Introduction au management des universités

Les instruments de contrôle à l'université

Cette partie ne sera pas non plus traitée ici. Elle mérite un document spécifique.

A chaque fois qu'on met en place une instrumentation, il faut se rappeler deux points :

  1. un instrument n'est jamais neutre, il oriente systématiquement ce qu'il est chargé d'aménager, d'encadrer, de faciliter ou de contrôler ;

  2. un instrument doit toujours être testé sur son utilité marginale.

    Ce qu'il permet d'améliorer est-il franchement supérieur (plus important) que l'ensemble des nuisances qu'il apporte (en coûts d'usage, en contraintes, en restrictions d'action) ?

    Si oui, on peut l'appliquer.

    Sinon, il ne faut surtout pas le mettre en place.

    Cette approche doit tenir compte des autres outils existants. Parfois, il est plus facile d'enrichir ou de modifier un instrument déjà implanté que d'en introduire un autre dont l'utilité marginale est faible, ou qui vient contredire ou gêner d'autres outils en usage.

Attention

Les outils de gestion peuvent servir à améliorer l'action collective, mais certains doivent aussi permettre d'innover ou de construire des projets (individuels, collectifs).

Méthode

Voici une grille permettant de relier toutes sortes d'outils à des objectifs complémentaires, en lien avec les quatre grands systèmes de gestion décrits par TABATONI et JARNIOU (1975), la finalisation, l'organisation, l'animation et le contrôle :

Objectifs

Exemples

Outils de finalisation

  • A partir d'un diagnostic partagé, élaborer le projet d'ensemble et les moyens de le réaliser. Distribuer les initiatives et les pouvoir d'adaptation locale

  • Les conseils (organisés de manière appropriés)

  • Les réunions stratégiques

Outils d'organisation

  • Structurer les tâches et les rôles. En faire évoluer l'articulation générale.

  • Les organigrammes

  • Les fiches de postes

  • Les plannings d'activité

  • Les procédures (issues des dispositifs nationaux, des règlementations générales et des efforts de rationalisation de l'établissement)

  • Les notes de service

  • Les progiciels de gestion

  • Les réunions opérationnelles

Outils d'animation

  • Former, stimuler, mobiliser (les individus, les groupes, les transversalités actives)

  • L'évaluation des personnels

  • Les réunions de débriefing, d'échange et d'ajustement mutuel

  • Les systèmes d'incitations

  • Les fêtes et moments d'animation

Outils de contrôle

  • Vérifier l'atteinte des résultats (efficacité globale), les délais, l'efficience. Si besoin, modifier les orientations ou les standards souhaités initialement

  • Les tableaux de bord prospectifs

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