Éléments de mise en œuvre
Les modes organisationnels des petits projets
Fondamental :
Le chef de projet est l'élément central des petits projet. Il en est le garant méthodologique et organisationnel. Il est souvent seul (ou avec une équipe de petite taille et à temps très partiel) et doit donc se saisir tant des tâches d'ingénierie et de gestion que des tâches techniques et opérationnelles. Il est à la fois chef de projet, équipe projet, expert, ce qui nécessite une prise de recul par rapport au projet et une implication forte dans le projet.
Les autres intervenants autour du projet sont également peu nombreux et n'interviennent que de façon occasionnelle. Des lors, les interrelations entre le chef de projet et ces acteurs doivent être nombreuses et suivies afin d'éviter un éloignement de cette catégorie d'intervenant.
Au niveau de l'organisation, le chef de projet est soumis à une hiérarchie qui est constituée généralement d'une direction fonctionnelle ou divisionnelle. Les relations avec la hiérarchie nécessitent d'être entretenues afin d'éviter toute divergence de vue concernant l'activité du chef de projet et son activité au sein de la direction. En effet, dans le cas d'un petit projet, le chef de projet n'est pas affecté totalement au projet. Cette affectation est partielle, voire très partielle. De plus, le chef de projet est souvent désigné pour réaliser le projet en supplément de son activité classique. Dès lors des relations suivies avec sa hiérarchie lui permettent d'assurer une position de chef de projet qui soit acceptée et partagée consciemment avec ses responsables hiérarchiques.
Enfin, le chef de projet doit aussi entretenir des relations de suivi avec le maître d'ouvrage (client) qui n'est pas nécessairement le responsable hiérarchique. Ces relations ont pour objectifs d'être en capacité d'intégrer les changements d'objectifs de la MOA en cours de réalisation et de négocier soit avec cette MOA, soit avec sa hiérarchie, les ressources ad hoc. Comme on peut le remarquer, dans les petits projets le rôle du chef de projet est fondamental.
Quels outils pour quels projets ?
Complément :
Considérant que les petits projets ont des caractéristiques spécifiques en termes de durée, de nombre de tâches et de nombre de spécialistes, la planification est essentielle et doit être bien structurée. En effet, toute l'approche informelle qui existe autour des petits projets induit un formalisme dans l'utilisation des outils afin de permettre de bien cadrer la réalisation de ceux-ci, mais aussi de disposer d'une base solide de négociation avec :
la maîtrise d'ouvrage
la hiérarchie
les intervenants exterieurs.
En outre, les outils de suivi et d'avancement de projet, de type « tableaux de bord simplifiés », sont également incontournables dans le cas des petits projets, et pour les mêmes raisons que pour la planification. Ainsi, les tableaux de bord doivent permettre de mettre en exergue :
Les tendances en matière de réalisation
Une périodicité en relation avec la durée du projet
Les niveaux d'information (hiérarchie, maîtrise d'ouvrage, intervenants) à renseigner.
Globalement, les petits projets se focalisent sur la planification et le suivi et la communication se font sur l'état d'avancement des travaux.
